Sifat dokumen, sebagai contoh sebuah surat, dilihat dari segi isi/kalimat pem-bentuknya tidak selalu statis atau tetap/tidak berubah, karena pada keadaan tertentu, surat bisa dinamis, dalam artian dari segi isinya, ada bagian-bagian tertentu yang bisa diubah-ubah. Perubahan itu tidak semua, karena kalau berubah semua sama saja dengan pembuatan surat baru.
Sebuah perusahaan besar di Jakarta ingin merayakan hari jadinya. Diperlukan surat undangan sebagai pemberitahuan kepada seluruh koleganya yang ada Indonesia. Bisa saja jumlah koleganya mencapai ratusan atau bahkan ribuan. Susah dibayangkan, berapa lama dan betapa pusingnya, sang sekretaris perusahaan tersebut untuk membuat sekaligus mencetak surat undangannya satu per satu meski menggunakan komputer.
Inti dari surat di atas, pemberitahuan undangan dan tujuan/recipients kepada siapa undangan itu dikirimkan. Pemberitahuan, pasti tetap isinya tapi tujuan selalu berubah-rubah. Suratnya cuma satu, tapi baris-baris pada kalimat tujuan selalu berubah-ubah. Nah, kata-kata tujuan yang berubah-ubah itulah yang bisa ditetapkan sebagai input/field dari proses Mail Merge (MM). Jadi intinya, secara umum dalam MM ada 2 unsur, unsur kata-kata/kalimat dan unsur item/ field MM. MM yang dibahas disini digunakan pada MS Word (MSW).
MM dalam arti harfiahnya, kurang lebih berarti penggabungan surat, tapi pada kenyataannya MM tidak melulu diaplikasikan untuk surat. Ada dokumen lain yang tidak mengandung unsur/kalimat lain, tapi isinya hanya item MM. So, selain surat MM bisa diaplikasikan juga pada label (label apa saja-- bisa alamat, CD, DVD, katalog dan lain-lain), amplop, email, isi direktori atau fax.
Jadi kesimpulannya, MM digunakan untuk menghasilkan dokumen yang lebih dari satu buah, tanpa harus mengetik ulang bagian-bagian tertentu yang berubah-ubah.
Selengkapnya download pdf-nya...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar